Una buena gestión de archivo y documentación corporativa garantiza que las empresas tengan permanencia y continuidad en su negocio, por eso es que es importante saber qué estantería se debe usar para realizar una buena administración de la documentación.
Tanto el espacio como los estantes que van a almacenar esta documentación, tiene que tener unos requisitos mínimos los cuales son los siguientes:
- Buenas condiciones de humedad y temperatura en el espacio donde se colocará la estantería
- Es ideal que la empresa tenga un sistema de clasificación para los documentos, ya que facilita el orden, búsqueda y recuperación de documentos, puede ser un sistema físico o digital
- Los acabados en los bordes y ensambles de las piezas (parales y entrepaños) deben ser redondeados para evitar así los desgarres en la documentación
- Los estantes deben tener un recubrimiento horneado, químicamente estable, es decir estar pintado en pintura electrostática en polvo.
- Si se va almacenar libros, legajos, folios o carpetas, se recomienda el uso de divisores metálicos para prevenir la deformación del archivo
Los archivos que pueden aplicar para organizar y almacenar la documentación corporativa son los siguientes:
- Estantería Estándar
- Estantería Estándar Especial
- Estantería de Uña o Archivo Rodante
Estantería Estándar
La estantería estándar está conformada por cuatro parales sencillos y seis entrepaños. El paral estándar tiene un troquelado circular; las medidas en las cuales se elabora son 2 mt y 2.40 mt, y viene en calibres 14, 16 y 18. Los entrepaños se pueden elaborar a medida, pero la medida corriente es de 90 cm x 30 cm. Los entrepaños vienen en calibre 22, 20 y 18. La combinación de calibres de entrepaño y paral dará cierta resistencia por entrepaño, la cual te mostramos a continuación:
Estantería Estándar Especial
La estantería estándar especial está conformada por cuatro parales estándar especial y seis entrepaños. El paral estándar especial tiene un troquelado variado entre círculos y óvalos; las medidas en las cuales se elabora son 2 mt y 2.40 mt, y viene en calibres 14, 16 y 18. Los entrepaños se pueden elaborar a medida, pero la medida corriente es de 90 cm x 50 cm. Los entrepaños vienen en calibre 22, 20 y 18. La combinación de calibres de entrepaño y paral dará cierta resistencia por entrepaño, la cual te mostramos a continuación:
Estantería de Uña o Archivo Rodante
La estantería de archivo rodante, tiene 4 parales con troquelado tipo uña (así como se ve en la imágen), y 6 entrepaños (2 fijos y 4 graduables); las medidas en las cuales se elabora son 2 mt y 2.40 mt, y viene en calibres 14 y 16. Los entrepaños se pueden elaborar a medida, pero la medida corriente es de 90 cm x 40 cm. Los entrepaños vienen en calibre 22, 20 y 18. La combinación de calibres de entrepaño y paral dará cierta resistencia por entrepaño, la cual te mostramos a continuación:
